DataBank to ogólnopolski dostawca usług archiwizacji dokumentów i bezpiecznego przechowywania akt. Odciążamy firmy w obsłudze dokumentacji, aby mogły skupić się na rozwoju biznesu, a jednocześnie zachować zgodność z przepisami.
DataBank w skrócie
- Działamy od 2001 roku, wcześniej pod marką Universal Express Distribution.
- Prowadzimy 3 archiwa dokumentów: centralę w Brwinowie pod Warszawą oraz oddziały w Kłaju pod Krakowem i w Gądkach pod Poznaniem.
- Mamy certyfikaty ISO 9001 i ISO 27001 oraz certyfikat NATO, a także jesteśmy członkiem PRISM International.
- Świadczymy archiwizację i przechowywanie dokumentów, przechowywanie nośników magnetycznych, elektroniczne archiwum z dostępem online 24/7, skanowanie i digitalizację oraz poufne niszczenie dokumentów.
- Zniszczenie 1 tony dokumentów trwa ok. 20 minut, a po zakończeniu procesu wydajemy certyfikat zniszczenia.
- Obsługujemy firmy i instytucje z całej Polski.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów krok po kroku
- Odbieramy dokumenty z siedziby klienta.
- Ewidencjonujemy i porządkujemy akta.
- Przechowujemy je w nowoczesnych, certyfikowanych archiwach.
- Udostępniamy dokumenty na żądanie: w formie skanu lub oryginału.
- Po upływie okresu przechowywania poufnie niszczymy dokumenty.
Więcej o usłudze: archiwizacja dokumentów.
Od czego zależy cena archiwizacji dokumentów?
Każdą ofertę przygotowujemy indywidualnie. Na koszt archiwizacji dokumentów wpływają przede wszystkim: liczba kartonów lub metrów bieżących akt, przewidywany czas przechowywania, częstotliwość udostępniania dokumentów, zakres dodatkowych usług (porządkowanie, skanowanie, niszczenie) oraz lokalizacja odbioru. Skontaktuj się z nami, a przygotujemy wycenę dopasowaną do Twojej firmy.
Dokumenty księgowe i dokumentacja pracownicza
Specjalizujemy się w zgodnym z prawem przechowywaniu dokumentów księgowych oraz dokumentacji pracowniczej. Zapewniamy ochronę danych osobowych zgodnie z RODO, dostęp do dokumentów na żądanie i pełną kontrolę nad czasem przechowywania akt. Jeśli dokumentacja wymaga uporządkowania, zajmiemy się też porządkowaniem akt.
Poufne niszczenie dokumentów i pojemniki na dokumenty
Po zakończonym okresie przechowywania zapewniamy poufne i ekologiczne niszczenie dokumentów, także poufnych i tajnych. Dla biur i instytucji oferujemy zamykane pojemniki na dokumenty do zniszczenia, które ułatwiają bezpieczne zbieranie dokumentów na co dzień.
Archiwa dokumentów w Warszawie, Krakowie i Poznaniu
Obsługujemy klientów w całej Polsce z trzech lokalizacji: archiwum centralne Warszawa (Brwinów), archiwum Kraków (Kłaj) i archiwum Poznań (Gądki).
Najczęściej zadawane pytania
Na czym polega archiwizacja dokumentów w DataBank?
Odbieramy dokumenty z Twojej firmy, a przed transportem sporządzamy protokół ich przekazania. W archiwum ewidencjonujemy je i przechowujemy w kontrolowanej temperaturze i wilgotności. Gdy potrzebujesz dokumentu, udostępniamy go w formie skanu lub oryginału, a po upływie okresu przechowywania możemy go poufnie zniszczyć.
Ile kosztuje archiwizacja dokumentów?
Cena zależy od liczby kartonów lub metrów bieżących akt, czasu przechowywania, częstotliwości udostępniania dokumentów i zakresu dodatkowych usług. Każdą ofertę przygotowujemy indywidualnie, bez ukrytych kosztów.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe i pracownicze?
Dowody księgowe i dokumentację podatkową co do zasady przechowuje się 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 2019 roku przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, a w przypadku wcześniejszych zatrudnień okres ten może wynosić nawet 50 lat.
Jak szybko otrzymam dokument z archiwum?
Dokumenty możesz przeglądać w elektronicznym archiwum z dostępem online 24/7 albo zamówić oryginał. Terminy udostępnienia ustalamy w umowie.
Jak wygląda poufne niszczenie dokumentów?
Dokumenty zbierane są w zamykanych pojemnikach Eko-Box. Odbieramy je z biura klienta i bezpiecznie transportujemy do zniszczenia, które dla 1 tony dokumentów trwa ok. 20 minut. Powstały materiał jest poddawany recyklingowi.
Czy otrzymam potwierdzenie zniszczenia dokumentów?
Tak. Po zniszczeniu dokumentów wydajemy certyfikat potwierdzający przeprowadzenie procesu. Niszczymy również dokumenty poufne i tajne.
Jakie certyfikaty ma DataBank?
DataBank posiada certyfikaty ISO 9001 (zarządzanie jakością) i ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji), certyfikat NATO oraz jest członkiem PRISM International, międzynarodowego stowarzyszenia firm zarządzających informacją i dokumentacją.
Czy obsługujecie firmy spoza Warszawy, Krakowa i Poznania?
Tak. Z archiwów w Brwinowie, Kłaju i Gądkach obsługujemy firmy i instytucje z całej Polski.
Czy moje dokumenty są bezpieczne?
Działamy zgodnie z certyfikowanym systemem zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001 oraz przepisami RODO, a nadzór nad ochroną danych sprawuje inspektor ochrony danych osobowych.
